Cách đóng dấu giáp lai

Vấn đề về làm thủ tục giấy tờ, ký kết hợp đồng, đóng dấu văn bản chính sách... được khá nhiều doanh nghiệp quan tâm. Để không mắc phải sai lầm, phiền toái về sau, chúng ta cần nắm rõ một số kiến thức cơ bản trước khi thực hiện. Khacdau24.com sẽ hướng dẫn các bạn làm thế nào để đóng dấu giáp lai theo đúng quy định của pháp luật.

1. Quy định về đóng dấu

Theo Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư có quy định:

-  Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

-  Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

-  Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.

-  Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

2. Quy định về đóng dấu giáp lai

Việc đóng dấu giáp lại được hướng dẫn tại khoản 2 Điều 13 Thông tư 01/2011/TT-BNV thì có quy định:

-  Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.

-  Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.

Hợp động sau khi đóng dấu giáp lai

Có trường hợp doanh nghiệp và khách hàng đã ký kết hợp đồng và có đóng dấu giáp lai xong, nhưng khi kiểm tra lại thì mới phát hiện ra là trang cuối của hợp đồng bị sai nội dung. Sau đó, doanh nghiệp đã thay thế trang cuối bằng tờ giấy khác có đầy đủ chữ ký lại và cho đóng dấu giáp lai mới trên bộ hợp đồng. Lúc này hợp đồng có 2 con dấu giáp lai (1 con mới đóng đầy đủ, 01 con bị thiếu trang cuối do thay). Trong trường hợp này thì hợp đồng có hợp pháp lý hay không? 

Các trang khi ráp lại phải hợp với con dấu

Đóng dấu giáp lai là dùng con dấu đóng lên lề bên trái hoặc lề bên phải văn bản gồm 2 tờ trở lên để trên tất cả các tờ đều có thông tin về con dấu nhằm đảm bảo tính chân thực của từng tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản. Việc đóng dấu giáp lai phải được thực hiện riêng theo quy định của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.

Thông thường khi các doanh nghiệp giao kết hợp đồng bao gồm nhiều trang, ngoài chữ ký và đóng dấu của các bên trong phần cuối cùng của hợp đồng thì còn có dấu giáp lai của các bên ký kết nếu tất cả các bên đều là tổ chức có sử dụng con dấu. Đối với hợp đồng có nhiều trang mà không thể đóng dấu giáp lai 1 lần thì có thể chia ra, đóng dấu giáp lai trên các trang liên tiếp cho đến khi đã đóng dấu giáp lai lên hết các trang của hợp đồng đó và đảm bảo khi ráp các trang lại với nhau thì dấu giáp lai phải khớp với con dấu của doanh nghiệp.

Như vậy, trong trường hợp trên một bộ hợp đồng có hai dấu giáp lai, một dấu giáp lai toàn bộ hợp đồng, một dấu giáp lai thiếu trang cuối cùng thì vẫn phù hợp theo quy định của pháp luật bởi khi ráp các trang lại thì dấp giáp lai khớp với con dấu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ phải chịu trách nhiệm đảm bảo tính chân thực, khách quan của trang cuối cùng khi có phát hiện ra sai sót và có chỉnh sửa lại để tránh trường hợp làm thay đổi nội dung và giả mạo văn bản. 

Hy vọng qua bài viết này sẽ giúp được quý khách hàng hiểu rõ hơn về thủ tục khi đóng dấu giáp lai ký kết hợp đồng. Nếu quý khách có thắc mắc cần được tư vấn và giải quyết, hay có nhu cầu làm con dấu, khắc dấu công ty, cá nhân thì có thể liên hệ ngay với chúng tôi qua số hotline 0903667436 để được hỗ trợ miễn phí.

>>> Tham khao thêm bài viết: Khắc dấu tên tại TPHCM để hiểu rõ thêm về dịch vụ của chúng tôi cung cấp.